En el contexto de las transacciones inmobiliarias, garantizar la seguridad jurídica de un inmueble es un aspecto crucial que requiere un análisis riguroso de su historial legal. La correcta interpretación de la información que se asocia a la propiedad no solo asegura una transacción confiable, sino también evita riesgos legales y financieros para las partes involucradas.
Sin embargo, el análisis manual de las anotaciones es un proceso complejo y detallado que requiere la pericia de abogados especializados. Este procedimiento, aunque indispensable, consume tiempo y está sujeto a errores humanos. La cantidad de detalles y las implicaciones legales de cada anotación convierten esta labor en una tarea compleja que exige atención constante.
En este artículo, explicaremos el proceso manual que los abogados llevan a cabo para revisar las anotaciones de un CTL, enfrentados a los retos que este análisis implica. Además, compartiremos cómo nuestra plataforma, a través de una de sus funcionalidades más importantes, innova en este sector a través de la tecnología, transformando y agilizando la práctica tradicional.
Proceso manual de análisis de un CTL
Para hablar del proceso convencional realizado por el abogado, centrémonos en la revisión de las anotaciones presentes en un CTL, este proceso es uno de los más importantes para determinar el estado jurídico del inmueble, el cual en resumidas cuentas comprende.
Examinar la historial legal del inmueble:
El abogado comienza por examinar cada anotación en orden cronológico, desde la más antigua hasta la más reciente. Esto permite entender cómo ha evolucionado la titularidad y qué actos jurídicos han afectado al inmueble.
Análisis de anotaciones:
Para cada anotación, el abogado realiza un análisis que incluye:
- Identificar el documento: Determina el documento legal (escritura pública, certificado, resolución, etc) que dio origen a la anotación.
- Revisión de la especificación: Se centra en la especificación de la anotación, donde se detalle el acto jurídico realizado. Aquí es posible encontrar un código numérico que representa el acto, el tipo de acto, y una descripción para este.
Interpretación:
Gracias a su formación y experiencia, el abogado interpreta la descripción, es decir, reconoce términos jurídicos específicos y contextos legales que pueden afectar al inmueble. Posteriormente, determina el impacto del acto estableciendo si el acto registrado genera condiciones favorables o desfavorables para el inmueble. Por ejemplo, si se trata de gravámenes o limitaciones como el caso de las hipotecas o embargos que puedan afectar la libre disposición del inmueble, cambios de titularidad, o riesgos legales como alguna demanda que pueda llegar a comprometer al inmueble.
Este proceso manual no termina aquí, ya que el abogado puede extraer mucha más información durante su análisis, por lo que es importante tener en cuenta que se trata de una labor meticulosa y que consume tiempo, pues requiere de una especial atención al detalle y un profundo conocimiento del derecho inmobiliario.
Principales Retos
- Volumen y complejidad de la información: Existen casos de CTL que contienen una gran cantidad de anotaciones que deben ser interpretadas en su totalidad para tener una visión clara del estado jurídico del inmueble. Estas anotaciones incluyen actos jurídicos tales como transferencias de propiedad, gravámenes, embargo, etc. Revisar de manera manual cada una de estos registros puede resultar en una labor extensa y, en algunos casos, abrumadora, especialmente cuando se trata de inmuebles con un historial jurídico denso.
- Interpretación legal especializada: El lenguaje legal utilizado en las anotaciones aunque se espera esté estandarizado, en ocasiones presenta errores humanos. Por lo anterior, se requiere una comprensión profunda de términos jurídicos y la capacidad de interpretar correctamente el contexto en el que fue realizado el acto registrado.
- Identificación de actos anulados o vicios jurídicos: Una labor de suma importancia, que aunque no es el protagonista de este artículo, es el análisis de actos que han sido anulados, mal registrados o que contienen vicios jurídicos. Se requiere que el abogado sea capaz de detectar estas irregularidades.
- Consumo de tiempo: La revisión manual de un CTL puede ser laboriosa, especialmente con inmuebles que tienen un historial extenso de transacciones. Esto no solo consume tiempo para el abogado, sino que también retrasa la toma de decisiones, lo cual es crítico al momento de realizar transacciones con inmuebles.
- Errores humanos: La cantidad de detalles a revisar, combinada con la presión por completar el proceso de manera rápida y eficiente, aumenta el riesgo de errores humanos. Estos errores pueden ir desde la omisión de una anotación relevante hasta la mala interpretación de los actos registrados. Además, es importante tomar en cuenta que el agotamiento por una jornada de trabajo podría tener implicaciones en la eficacia de la revisión, lo que puede llevar a un mal diagnóstico de la propiedad.
Nuestra solución
Ante este panorama asociado al análisis del CTL, hemos identificado una oportunidad para introducir una herramienta de base tecnológica que trabaje de manera sinérgica en conjunto con los abogados, con el objetivo de revolucionar la forma en que se gestiona la información legal de los inmuebles.
Nuestra plataforma digital automatiza el proceso de análisis del impacto de los actos registrados en las anotaciones. Para ello, contamos con una base de datos de códigos registrales que sirve como insumo para el procesamiento. Buscamos emular el razonamiento que realiza el abogado al leer la descripción de una especificación y determinar su impacto, utilizando sus conocimientos en el área.
Tras bambalinas, una vez se ha extraído el texto de la anotación se divide la especificación en los elementos que la componen: código, tipo de acto y su descripción. Luego, se utilizan estos elementos con el objetivo de identificar a cuál de los códigos de nuestra base de datos se corresponde, lo que se consigue con esto es determinar la condición jurídica del código asociado, es decir, identificar el impacto del acto allí registrado, al igual que lo haría el abogado.
Para lograr una correspondencia precisa entre el código extraído de la anotación y los códigos en nuestra base de datos, empleamos varias herramientas. Estas validaciones son esenciales para emular el razonamiento que un abogado utiliza al interpretar las especificaciones. Presentamos una de ellas a continuación:
Porcentaje de palabras repetidas
Este indicador calcula el porcentaje de palabras comunes entre la descripción de la especificación en la anotación y la descripción del código correspondiente en nuestra base de datos. La principal utilidad de esto es que nos ayuda a determinar rápidamente si dos descripciones se refieren al mismo acto o actos similares, estrechando así más la búsqueda.
Para comprender de mejor manera el ejemplo que se presenta a continuación, es importante tener en cuenta que el porcentaje de palabras repetidas se calcula con respecto a un promedio de la cantidad de palabras presentes en las descripciones.
Especificación a valuar
«GRAVAMEN: 310 HIPOTECA DE PRIMER GRADO SOBRE PREDIO UBICADO EN CALLE 45 No. 18-23 BOGOTÁ A FAVOR DE BANCO XYZ»
Posibles coincidencias
310: HIPOTECA PRIMER GRADO SOBRE INMUEBLE
310: HIPOTECA DE PRIMER GRADO SOBRE PREDIO EN BOGOTÁ
310: HIPOTECA
Para este caso, en primera instancia se buscan los códigos en nuestra base de datos que corresponden con el código presente en la especificación a evaluar. Después, se pasa a comprar la descripción de la especificación que requiere ser analizada contra las descripciones de todas las posibles coincidencias, como se puede observar a continuación:
«HIPOTECA DE PRIMER GRADO SOBRE PREDIO UBICADO EN CALLE 45 No. 18-23 BOGOTÁ A FAVOR DE BANCO XYZ»
HIPOTECA PRIMER GRADO SOBRE INMUEBLE
A simple vista es posible notar que existe una coincidencia importante. Se obtiene un porcentaje de coincidencia del 36.36%.
«HIPOTECA DE PRIMER GRADO SOBRE PREDIO UBICADO EN CALLE 45 No. 18-23 BOGOTÁ A FAVOR DE BANCO XYZ»
HIPOTECA DE PRIMER GRADO SOBRE PREDIO EN BOGOTÁ
En esta ocasión la coincidencia es mayor, puesto que incluye la palabra “PREDIO”, a diferencia de la comparación previa. Se obtiene un porcentaje de coincidencia del 64.0%.
«HIPOTECA DE PRIMER GRADO SOBRE PREDIO UBICADO EN CALLE 45 No. 18-23 BOGOTÁ A FAVOR DE BANCO XYZ»
HIPOTECA
Finalmente, se realiza la tercera comparación donde se obtiene un porcentaje de coincidencia del 11.11%
Basados en el anterior proceso podemos plantear la siguiente tabla de resumen, donde claramente se puede apreciar como la segunda posible coincidencia es la descripción que mayor similitud tiene con respecto a la descripción de la especificación que estamos evaluando.
Posibles coincidencias
| Descripción | Porcentaje de coincidencia |
|---|---|
| HIPOTECA PRIMER GRADO SOBRE INMUEBLE | 36.36% |
| HIPOTECA DE PRIMER GRADO SOBRE PREDIO EN BOGOTÁ | 64.0% |
| HIPOTECA | 11.11% |
Este y otros indicadores, en conjunto con una serie de herramientas extras, se utilizan de manera complementaria para aumentar la precisión de este procesamiento. Además, se establecen umbrales mínimos para considerar que la exactitud del resultado es aceptable, con el objetivo de ofrecer siempre un resultado con el mayor porcentaje de precisión.
Una vez se ha encontrado una coincidencia entre el código extraído de la anotación y alguno de los códigos de nuestra base de datos, se pasa a aplicar validaciones relacionadas a la condición jurídica de este código para de esta manera llevar a cabo nuestro objetivo final que como se mencionó anteriormente es determinar lo que implica el acto. Por ejemplo, si se trata de una especificación que nos refiere a que se realizó una hipoteca sobre el inmueble, entonces nuestra plataforma será capaz de determinar qué se trata de un gravamen y que podría implicar una condición no tan favorable si se desea adquirir el inmueble, ciertamente todo esto dependerá también del contexto que provean las demás anotaciones presentes en el CTL.
Nuestra plataforma no solo automatiza el análisis del Certificado de Tradición y Libertad, sino que también trabaja en sinergia con tu experiencia y conocimiento jurídico. Al emular el razonamiento que realizas al interpretar las anotaciones y determinar su impacto legal, te permite concentrarte en aspectos estratégicos y en brindar un asesoramiento de mayor valor a tus clientes.
“De esta manera simplificamos el proceso de análisis para el equipo legal y permitimos que se enfoquen en los puntos claves del proceso”
Principales Beneficios
Nuestra plataforma no busca reemplazar la experiencia y juicio crítico que sólo los abogados especializados pueden ofrecer. Al contrario, está diseñada para trabajar en sinergia con el equipo legal, permitiendo optimizar el análisis del Certificado de Tradición y Libertad y reducir riesgos asociados al procesamiento manual. A continuación destacamos algunos de los beneficios clave:
- Ahorro de tiempo y mayor eficiencia: Nuestra plataforma automatiza y estandariza los procesos repetitivos, lo que asegura que siempre serán aplicadas todas las reglas a cada certificado, permitiendo que los abogados dediquen menos tiempo a tareas rutinarias y puedan enfocarse más estratégicos y complejos de cada caso. Esto no solo mejora la eficiencia, sino también agiliza la toma de decisiones en contexto donde el tiempo puede ser crítico.
- Reducción de errores humanos: Como mencionamos anteriormente, la revisión manual puede verse afectada por la fatiga o la presión por cumplir con plazos ajustados, lo que aumenta el riesgo de omitir detalles importantes o interpretar mal una anotación. Nuestra plataforma, al utilizar algoritmos diseñados de la mano de abogados expertos en derecho inmobiliario, minimiza los errores comunes y ofrece una segunda capa de visión objetiva y precisa que complementa el trabajo del abogado. De esta forma, se puede confiar en que los detalles más importantes serán identificados y revisados adecuadamente.
- Mayor precisión y consistencia en el análisis: Nuestra plataforma utiliza indicadores que hemos ido robusteciendo a lo largo de nuestra experiencia, lo cual nos permite ofrecer un resultado con alto porcentaje de precisión. Esto complementa la interpretación experta de los abogados ayudándoles a identificar posibles riesgos legales de forma más rápida y certera.
- Sinergia entre tecnología y conocimiento jurídico: Nuestra herramienta está diseñada para potenciar el trabajo de los abogados, no para sustituir su criterio profesional. La plataforma automatiza las tareas más técnicas y repetitivas, dejando que el abogado ejerza su juicio en la toma de decisiones críticas, como la evaluación de riesgos y la negociación de transacciones. Al actuar como un aliado tecnológico, los abogados pueden apoyarse en la plataforma para procesar grandes volúmenes de información y garantizar que ninguna anotación pase inadvertida.
- Mejor toma de decisiones para empresas: Para las empresas involucradas en transacciones inmobiliarias, nuestra plataforma proporciona un acceso más ágil y preciso a la información clave del CTL. Las empresas pueden contar con análisis rápidos y confiables sobre el estado legal de un inmueble, lo que facilita la toma de decisiones informadas y reduce el riesgo de involucrarse en propiedades con problemas legales no detectados. Esto se traduce en transacciones más seguras y eficientes para todas las partes.
En un entorno donde la precisión, la eficiencia y la seguridad jurídica son claves para el éxito de cualquier transacción inmobiliaria, contar con herramienta que optimicen estos procesos marca la diferencia. Te invitamos a solicitar una prueba de nuestra plataforma y descubrir cómo puede potenciar tu práctica profesional, trabajando en conjunto con tu equipo legal para reducir tiempo, minimizar errores y asegurar el mejor resultado para tus clientes. Recuerda que estamos para acompañarte en tu proceso de “transacciones inmobiliarias” para darte certeza jurídica.
soporte@legalitica.co